O “Arquivo Central” na sede da Universidade do Estado de Mato Grosso (Unemat) vem sendo revigorado desde a chegada de um profissional arquivista oriundo do concurso dos Técnicos de Nível Superior realizado pela Unemat em 2011 que encontrou no Arquivo Central da Unemat um depósito de documentos, que aos poucos vem sendo totalmente sistematizado.  

O trabalho de gestão de documentos de arquivo que prevê o planejamento e controle das atividades de produção, classificação e recuperação, avaliação, descrição e difusão, proteção e preservação de documentos de arquivo serão estendidos aos 13 campi da universidade.

O objetivo é racionalizar e tornar eficaz a guarda e o acesso desde a produção até o destino final dos documentos da Unemat, que podem ser eliminados ou guardados permanentemente, de acordo com o período que os caracterizam: corrente, intermediário ou permanente.

O trabalho junto aos campi começa este mês, cada um dos 13 campi terá um servidor responsável pela documentação de sua unidade e pelo auxílio e o repasse de documentos ao Arquivo Central. O setor também preparou um material explicativo para os campi onde consta inclusive o tempo de guarda e em qual arquivo deve ser guardado cada documento da instituição.

Quanto à eliminação de documentos o arquivista da Unemat, Murilo Bragato, adverte: “Para eliminar documentos primeiro é preciso classifica-los de acordo com os códigos da Tabela de Temporalidade, depois inserí-los na listagem de Eliminação de Documentos, na sequência serem apreciados pela Comissão Permanente de Avaliação, retornar ao Arquivo Central, ter a listagem publicada no Diário Oficial e depois aguardar 30 dias para então serem fragmentados e reciclados. Nenhum tipo de documento deve ser queimado”.